不動産とRPAの関連性にある業務改善とは

不動産とRPAの関連性にある業務改善とは

多くの定型作業が発生する不動産業務とRPAは関連性が高く、RPAの導入により大きく効率化を図ることができます。

RPAの導入により業務がどう改善され、どのようなメリットがもたらされるのでしょうか。

 

■不動産業務とRPA

不動産業務では顧客への営業のほか、大量のデータを扱う定型的な事務作業が数多くあります。

 

例えば、

 

・物件情報や価格情報の最新情報を取得、登録

・広告作成や出稿、メンテナンス

・契約関連情報の基幹システムへの入力

・物件提案に必要なデータの集計・分析

・管理物件の請求業務、入金確認、更新案内など

 

中でも物件情報や価格情報の取得や登録、登録情報のメンテナンスなどは日々発生し続けるうえ、

情報の鮮度が売り上げに直結する部分でもあるため、おろそかにはできません。

その結果、対応業務量が増え、長時間労働などの問題も引き起こしています。

 

このような業務に必要不可欠な定型作業を効率化し、生産性を上げる手段のひとつがRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)です。

 

RPAとは、人が行うコンピュータ上での定型作業をソフトウェアを用いて自動化することをいいます。

これまで作業の自動化に利用されてきたものにExcelマクロ(VBA)がありますが、これは特定の製品を対象としたものであり、

自動化できる範囲は限られたものでした。

また、利用にはプログラミングスキルが必要です。

 

一方、RPAは Excelマクロとは異なり特定の製品に依存しないため、複数のソフトウェアを連携させた自動化ができます。

また、利用にあたりプログラミングの高度な知識は必要ありません。

ルールを作成し、人が行っている操作をそのまま真似るという方法を取るからです。

コンピュータで日常的に行っている定型業務であれば自動化させることができます。

 

さらに、RPAは作業の自動化だけでなく、AIとの組み合わせも進んでおりさまざまな活用ができます。

そのため、単なる効率化としてのみならず業務改革の手段として導入企業が増加しています。

中でも不動産の事務業務には、紙ベースのデータ処理や反復する定型業務、複数のシステムを用いた作業が多いため、

RPAの導入で大きく業務改善を図ることができます。

 

バックオフィス業務のある企業ではRPAの導入が進められるようになり、RPAの機能の進化も続いています。

その結果、不動産業務に特化した機能を持つRPAパッケージも登場するようになりました。

 

■RPAにより自動化できる不動産業務とは

不動産業界は他業界に比べてもともとIT化に遅れを取っていると言われてきました。

業務の効率化は課題として認識されており、RPAに対しての注目が高まっています。

 

RPAを利用すれば、これまで多くの時間を費やしていた次のような定型作業が自動化できます。

処理はソフトウェアに任せ、最終のチェックだけを人が行うだけで良くなります。

 

・情報の取得や管理

ポータルサイトなどに掲載された最新の物件情報や価格の取得や転記をまとめて瞬時に行えます。

取扱物件における変更事項の反映も自動で行うことができ、結果、見込み客へより早く正確な情報提供が可能です。

 

・書類の電子化、自動化

契約書などを電子化し、OCR後システム入力を自動で行うことで、契約処理や審査などのスピードを改善することができます。

付随するサービスの申込み処理なども、一から必要事項を入力する必要がなくなります。

契約更新にかかわる案内書類作成なども自動化できます。

 

・顧客管理

顧客データの入力や管理集計、問合せに対する処理や物件提案を自動化可能です。

このほか、管理物件の入金確認や請求業務なども一括管理できます。

 

・広告チェック

不動産の広告においては、提示が必要な事項や禁止表現などさまざまな取り決めがあります。

RPAを用いれば、人が目視で確認するよりも高い精度でチェックでき、必要に応じて修正ができます。

また、AIと組み合わせて広告を作成させることも可能です。

 

 

■RPA導入が不動産業務にもたらす業務改善

働き方改革の推進から労働環境や業務の効率化への関心が高まっていますが、RPAの導入は業務改善に大きく貢献します。

 

・時間とコストの削減

日常的な定型作業をRPA化することにより、定型作業にかかる時間を大きく削減できます。

複数処理を並行させることも、24時間稼働させることも可能です。

繁忙期に定型作業のための人員を確保するなどの必要もなくなり、人件費の削減にもつながります。

 

・人為的ミスの減少

人の手で行う作業はどんなに注意を払っていても必ずミスが起こりえます。

RPAを用いて処理し、最終チェックを人が行うことで、ミスを大幅に少なくすることができます。

業務量が増加しても、正確さは変わりません。

 

・より付加価値の高い業務への注力が可能

時間を取られていた定型業務を自動化することで、

本来注力すべきであり人間しか行うことのできない営業や顧客対応などの業務に時間をかけることができます。

結果、利益の最大化をもたらしてくれるでしょう。

 

また、定型業務に追われずに済むようになるため、繁忙によるストレスやプレッシャーから解放されます。

社員個人の本来の実力が発揮できるだけでなく、働きやすさやモチベーションアップにもつながります。

 

 

定型作業を自動化できるRPAは、大量の煩雑な作業が生じる不動産業務にこそ欠かせないツールです。

RPAの導入により、業務の効率化はもちろん、利益の最大化やよりよい職場環境ももたらされます。

 

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2020年10月12日

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