業務効率化ってなにから始めればいいの?

業務効率化ってなにから始めればいいの?

結局何をしたらいいのか分からない業務効率化…

業務効率化は、どの時代でも企業にとって重要な課題の1つです。

近年は働き方改革の影響もあり、業務効率化の取り組みへの注目度が高まってきました。

一方で、業務効率化の概念は「生産性向上」の概念と同義と扱われるなど、正しく理解されていない事も…

今日はそんな業務効率化についての記事をご紹介していこうと思います。

業務効率化とは?

良く耳にはするけど…そもそも「業務効率化」とは何なのか…

簡単に言ってしまうと「生産性向上」を実現するための1つの手段です。
読んで字の通り、「業務効率化」は業務に焦点を当て、いかに業務を効率的に回すかを追求する概念です。

定義は人や組織によって様々な見解はございますが、「業務の目的を最短ルートで達成するようにすること」と定義します。

『効率化』というとITツールの導入や業務委託・外注などの施策が考えられます。

しかし…それらの施策をする前にしっかりと明確にしましょう。

  • 業務には常に「達成すべき目的」があると理解すること
  • 業務目的を達成するためのボトルネック(障害や問題)を明らかにすること

です。
業務効率化の取り組みは業務の正しい理解から始まる、ということを念頭に置きながら、

ツールの導入や業務委託等を考えていくのも遅くありません。

 

業務効率化を行うために知っておきたいポイント

業務効率化に取り組む際に重要なポイントは、「業務を正しく理解すること」と「業務目的から逆算した最短経路を検討すること」の2点です。

業務を理解する際は、業務目的をはじめに定義した上で、特に「5W1H」「因果関係」「時系列」を意識して分析・理解するのが良いでしょう。

例えば、入力作業の目的とは何でしょうか?

企業や個人によって異なるかもしれませんが、必要な「情報、項目」を等を入力する事がほとんどかと思います。
人や情報の流れを適切に捉えることで、「いつ」業務が始まるのか、項目の情報を作るデータが「どこ」からくるのか、

「誰」が書類の作成の確認に関わるのか、といった業務理解に欠かせない確認項目を漏れなく押さえることができます。

 

業務効率化で得られる3つのメリット

①人材面のメリット

長時間労働の改善がなされると、従業員のワークライフバランスが向上し、モチベーションが上がります。

その結果、人材の離脱が防げて、長期の雇用を継続しやすくなります。

②コストの削減/収益の向上メリット

労働生産性が向上することにより、残業代が会社全体でカットでき、利益率は向上します。

時間的な余裕ができるので、新規施策へのアイデアも浮かび、イノベーションが起こりやすい良いループとなります。

③情報統合&意思決定の迅速化のメリット

業務効率化をするにあたり、経営数値や情報を「見える化」することは必須になります。

「見える化」の結果、顧客に関する営業情報や、これに紐づく企業の課題が可視化されます。

そのことによって、情報は一元化され業務の定型化や会社の意思決定などが迅速になります。

改めて整理すると、業務効率化のメリットは非常に大きいと考えられます。

しかし、実際これらのメリットを理解して行動を起こすとなると、他の問題点も見えてきます。

 

まとめ

今回は業務効率化を導入するために、理解すべき定義と考え方やメリット等をご紹介しました。

しかし、実際は施策よりも「どの業務のどの部分を効率化するか」「施策が業務目的に合致しているか」といった視点の方が重要です。

そのような事も踏まえて、業務効率化をしっかりと進めていくことをお勧めいたします。

 

2020年7月24日

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